Un lundi matin, la boîte mail académique affiche « quota dépassé » et plus aucun message n’arrive. Les convocations, les notifications de l’ENT, les échanges avec l’inspection : tout reste bloqué en file d’attente côté expéditeur. Sur la messagerie académique de Strasbourg, ce scénario touche régulièrement des personnels qui n’ont jamais surveillé l’occupation de leur espace de stockage.
Phishing sur le quota de messagerie académique Strasbourg : le piège à repérer d’abord
Avant de parler nettoyage, un réflexe de sécurité s’impose. En février 2024, une vague de mails frauduleux a ciblé les boîtes ac-strasbourg.fr. Le message, signé « Administrateur De Messagerie », affirmait que l’espace de stockage était plein et proposait un bouton « Je débloque mon quota ».
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Ce lien renvoyait vers un site du domaine espacepro-v.site, une copie de la page d’authentification académique destinée à voler les identifiants. L’alerte a été publiée par le service de sécurité informatique de l’académie (ssi.ac-strasbourg.fr) le 21 février 2024.
L’académie ne demande jamais de cliquer sur un lien pour débloquer un quota. La gestion du quota passe uniquement par le portail webmail officiel, à l’adresse courrier.ac-strasbourg.fr. Tout message reçu d’une autre académie ou d’un domaine extérieur qui parle de quota est suspect.
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- Vérifier l’adresse de l’expéditeur : un mail légitime provient du domaine ac-strasbourg.fr, pas d’une autre académie.
- Ne jamais cliquer sur un lien de type « débloquer mon quota » reçu par courriel. Accéder au webmail directement via l’URL officielle.
- Signaler le mail au service SSI académique sans le transférer à des collègues, pour éviter de propager le lien.
Quotas différenciés selon les profils : qui dispose de quel espace ?
On imagine souvent que tout le monde dispose du même volume de stockage sur la messagerie académique. Les retours varient sur ce point, mais des documents préparatoires aux comités sociaux d’administration (CSA) académiques, relayés par le SGEN-CFDT Alsace fin 2024, mentionnent la mise en place de quotas différenciés selon les corps : enseignants du premier degré, second degré, personnels de direction, administratifs.
Les services fortement consommateurs de pièces jointes (secrétariats de direction, services RH) bénéficieraient d’un espace plus large. Pour un enseignant du premier degré, le quota reste généralement plus restreint. Conséquence directe : un professeur des écoles qui reçoit régulièrement des fichiers lourds (photos de projets, documents de formation) atteint la limite bien plus vite qu’un personnel de direction.
Vérifier son quota sur le webmail ac-strasbourg.fr
La connexion passe par Arena, le portail d’authentification unique de l’académie. Une fois connecté sur courrier.ac-strasbourg.fr, un indicateur d’occupation de la boîte est accessible dans les paramètres du compte. On y trouve le volume utilisé et la limite attribuée.
Si l’espace est proche de la saturation, aucun nouveau mail ne sera réceptionné tant que de la place n’est pas libérée. Les expéditeurs reçoivent un message d’erreur, mais le destinataire n’est pas prévenu.
Nettoyage ciblé de la boîte mail académique : méthode concrète
Supprimer des messages ne suffit pas toujours. Sur le webmail Strasbourg, les mails effacés passent d’abord dans la corbeille, qui compte dans le quota. Il faut vider la corbeille explicitement pour récupérer de l’espace réel.
Pièces jointes : le premier poste de consommation
Les messages contenant des pièces jointes volumineuses (PDF de formation, diaporamas, scans) représentent l’essentiel du poids d’une boîte. Trier par taille de message permet de repérer les plus gros fichiers en quelques clics. Supprimer une dizaine de mails avec des pièces jointes lourdes libère souvent plus d’espace que vider des centaines de messages texte.
Un réflexe utile : télécharger localement les pièces jointes importantes avant de supprimer le mail. On garde le document sur son ordinateur sans encombrer la boîte.
Dossiers « Envoyés » et « Brouillons »
On pense rarement à vider le dossier des messages envoyés, qui accumule des copies de chaque courriel expédié avec ses pièces jointes. Les brouillons oubliés, parfois avec des fichiers lourds, pèsent aussi dans le total. Un passage en revue de ces deux dossiers complète le nettoyage.
Conservation automatique de certains courriels administratifs
Depuis la circulaire de la DGAFP du 13 mars 2023 sur la gestion des archives électroniques, plusieurs DSI académiques ont mis en place une conservation probatoire automatique de certains messages. Les courriels considérés comme pièces administratives (décisions individuelles, convocations officielles, actes de gestion RH) sont archivés dans des coffres-forts métier, indépendamment de ce que l’utilisateur fait dans sa boîte.
Concrètement, supprimer un mail de convocation dans sa boîte de réception ne fait pas disparaître la copie conservée côté serveur. Ce mécanisme protège la valeur probante du document, mais il signifie aussi que ces messages ne libèrent pas autant d’espace qu’on le croit lors du nettoyage, puisque l’archivage côté DSI est géré séparément du quota utilisateur.
Configuration IMAP et impact sur le quota du webmail Strasbourg
Beaucoup d’enseignants configurent leur boîte académique sur un client mail (Thunderbird, Outlook, Mail sur iPhone) via le protocole IMAP. Avec IMAP, les messages restent sur le serveur : supprimer un mail uniquement sur le client ne libère rien côté quota.
Pour que la suppression soit effective, il faut que le client synchronise la suppression avec le serveur, puis que la corbeille côté serveur soit vidée. En POP3, les messages sont rapatriés en local et peuvent être supprimés du serveur, mais on perd l’accès depuis le webmail ou un autre appareil.
- En IMAP, vérifier que le paramètre « purger les messages supprimés » est activé dans le client mail.
- Sur mobile, les applications de messagerie conservent parfois un cache local volumineux sans libérer le serveur.
- Après un gros nettoyage sur le client, se connecter sur le webmail courrier.ac-strasbourg.fr pour confirmer que l’espace a bien été récupéré.
La gestion du quota sur la messagerie académique de Strasbourg relève autant de la vigilance contre le phishing que de l’hygiène régulière de la boîte. Prendre dix minutes chaque trimestre pour trier les pièces jointes, vider les dossiers oubliés et vérifier l’espace disponible évite le blocage complet au pire moment, quand une convocation ou un document urgent attend dans la file.
